部门责任清单
 
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部门责任清单
事中事后监管制度
(二)电子档案监管  

为了加强电子档案管理工作,预防档案信息安全事故,保障国家信息和网络安全,落实电子档案监管责任,特制定如下监管制度:

一、监督检查对象

本行政区域内的机关、企事业单位、团体。

二、监督检查内容

单位形成、保管、利用、移交电子档案的行为是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《电子档案移交与接收办法》及相关电子档案安全技术规范的有关规定。主要检查下列事项:

(一)是否建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记、保证电子文件(电子档案)的产生、处理过程符合规范;

(二)是否采取可靠的安全防护技术措施,保证电子档案的真实性;

(三)是否建立电子档案完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据;

(四)是否建立电子档案有效性管理制度并采取相应的技术保证措施;

(五)电子档案的处理和保存应符合国家安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,主要有:网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等;

(六)其他法律、法规规定的检查事项。

三、监督检查方式及指标

(一)全面检查:按照省档案局的相关要求,制定计划并组织实施,每年抽查比例为辖区单位的6%10%。同时,根据重点监控单位范围,确定辖区内5%左右的设备为重点监控单位,完成每年现场检查一次。

(二)专项检查:针对重大隐患问题、网络安全重点领域、上级交办事项等开展专项监督检查,每年重点检查的单位不少于2家。重大、疑难、复杂问题及时向上级档案局报告,或由上级档案局组织力量查处。

(三)针对群众投诉举报和其他部门移送市档案局需要专项检查的事项,按照属地管理原则开展检查。

(四)日常监督检查:按照平安浙江考核的要求,结合平时的业务监督指导工作,开展日常监督检查。

四、监督检查程序

采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式,对档案形成单位实施监督检查。进行监督检查时,必须由2名以上档案行政执法人员参加,并出示有效证件。执法人员需将每次监督检查的内容、发现的问题及处理情况及时记录,并由参加监督检查的行政执法人员和被检查单位的有关负责人签字后归档。

五、监督检查措施及处理

(一)在依法履行职责过程中,发现违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和相关安全技术规范要求的行为或者电子档案管理存在事故隐患时,应当以书面形式发出档案监督检查执法通知书,责令有关单位及时采取措施予以改正或者消除安全隐患。紧急情况下要求有关单位采取紧急处置措施的,应当随后补发执法通知书。

(二)在依法履行职责过程中,发现重大违法行为或者电子档案管理存在严重安全隐患时,应当责令有关单位立即停止违法行为、采取措施消除安全隐患,同时向同级信息和网络安全主管部门和上级档案部门报告,并按照相关处理意见和指示,及时予以处理。

(三)对违法行为、严重事故隐患的处理应及时向市政府报告,并通知其他有关部门,积极取得市政府和有关部门的支持、配合。

(四)对有档案管理违法违纪行为单位的负有责任的领导人员和直接责任人员,以及有档案管理违法违纪行为的个人,按照《档案管理违法违纪行为处分规定》,由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分。

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